Comptabilitat

Des del Comitè i la Junta vàrem impulsar en el mes d’abril de 2024 una enquesta entre tot el PDI per conèixer queixes i propostes en relació amb l’assumpció de tasques de caire administratiu que fem el PDI i que abans feia el PTGAS, i també amb la tramitació complexa i de vegades exasperant de despeses, incloent bestretes per a tasques docents i de recerca.

Vàrem recopilar i sistematitzar les respostes i les vàrem traslladar al Rectorat en el mes de maig. Al juliol se’ns va remetre un document de resposta a les queixes i propostes. Hem treballat aquests mesos amb el Rectorat per aconseguir una sèrie de canvis en la interfície de la tramitació de despeses i hem aconseguit simplificar les passes i aclarir els conceptes. El resultat és aquest:

A més, hem sistematitzat les respostes del Rectorat a les nostres preguntes i propostes, que podeu llegir a continuació. Estan organitzades pels temes que es van demanar a l’enquesta: comptabilitat, viatges i suport administratiu.

Agraïm a tothom que hi ha participat la seva col·laboració i la seva disponibilitat per millorar el sistema.

Preguntes i respostes

No podíem seguir amb el sistema anterior que s’implantés la comptabilitat analítica actual, que al PDI ens semblava més senzill?

Rectorat: No, per quatre motius:

S’havia de canviar l’aplicació CTB, un programa que no tenia garantit el manteniment
La implantació de la comptabilitat analítica era un requisit indispensable perquè el Govern aprovés el “contracte-programa”, que garanteix un finançament estable al llarg de 5 anys i suficient per primera vegada en molts anys per cobrir la totalitat de les nòmines dels treballadors de la UIB.
És un mandat de la Llei orgànica 2/2023 del sistema universitari (LOSU).
Tant la Sindicatura de Comptes com l’empresa auditora feia anys que alertava del no control dels fons afectats per part de l’antic programa comptable.

Per què ara hem de conèixer el número de l’orgànica i el codi del responsable per sol·licitar un pagament?

Rectorat: La dinàmica és exactament la mateixa que abans. Fins al 2023 s’havia de conèixer l’analítica i el codi, ara l’orgànica i el codi: és el mateix.

És molt complicat saber quin és l’estat actual de les diferents orgàniques i de fet, de vegades és necessari tenir una comptabilitat paral·lela per saber exactament que és el que tenim a disposició. No se pot fer res per facilitar la consulta d’aquesta informació?

Rectorat: S’ha treballat en un nou portal de consulta, amb el qual es millora la informació i la presentació per tal de veure de manera fàcil els projectes i orgàniques dels que se n’és responsable. Es preveu que el nou portal estigui en funcionament entre juliol i setembre, tot i que la informació que s’ha donat és que estaria operatiu el darrer quadrimestre de l’any 2024.

No es pot reduir la burocràcia per cobrar despeses?

Rectorat: Aprofitant el canvi de programa comptable i d’acord amb l’AN15239/2023, de 20 de desembre, per cobrar una despesa de menys de 5.000 euros (que constitueixen aproximadament el 98% de les despeses) i que no s’imputi a un fons afectat, basta l’enviament de la factura escanejada i que el responsable de l’orgànica en signi la conformitat. Resulta molt difícil, si no impossible, reduir encara més aquests tràmits i no es té constància de cap universitat pública en què aquest tràmit s’hagi simplificat més.

Quan aquestes despeses s’imputen a un fons afectat, s’ha de fer obligatòriament un control previ d’elegibilitat, per garantir al màxim possible la bona execució d’aquests fons i evitar el retorn de moltes d’aquestes despeses amb els corresponents interessos de demora. Cal advertir que, d’acord amb la recent ordre de modificació de les bases regulades dels projectes del Pla estatal, la comprovació de les despeses justificades se realitza sobre una mostra aleatòria i, en cas de deficiències, el percentatge de despesa irregular s’extrapola al total dels costos justificats dels projectes subvencionats.

Com a reflexió general, l’entramat burocràtic és producte de la legislació aplicable a les institucions públiques i els controls, cada vegada més estrictes, a què es veuen sotmeses. L’administració electrònica, la Llei de contractes del sector públic o les normes d’execució dels projectes de recerca del Pla estatal, dels projectes finançats amb fons del Mecanisme de Recuperació i Resiliència, amb fons FEDER o dels projectes europeus, per esmentar només alguns exemples, constitueixen normatives (imposicions) de rang molt superior a qualsevol que es pugui implementar des de la UIB.

Quins canvis s’han realitzat els darrers mesos en la tramitació de despeses?

Com a conseqüència de propostes per millorar els tràmits per gestionar despeses que s’han anat presentant s’ha simplificat la fitxa de tramitació de control d’elegibilitat i la de contracte menor. En concret s’han eliminat els camps següents:

Moneda de la fra.
És una adquisició de béns a un proveïdor de la UE no espanyol?
Adreça electrònica del proveïdor.
Data prevista de lliurament.

S’ha simplificat la interfície i s’han aclarit conceptes. Nosaltres proposam, a més, organitzar un sistema perquè el PDI pugui tenir més suport per trobar dades sobre orgànica, referència/convocatòria projecte responsable… En concret, es proposa que hi hagi atenció per teams o telèfon al servei central, un servei semblant al d’avaries informàtiques.

Viatges

CAMPUSDIGITAL ILLES: Quins canvis s’han fet per facilitar la tramitació dels viatges de Campusdigital Illes?

Rectorat:

No cal adjuntar les targetes d’embarcament (AN de desembre de 2023).
L’entrega de la documentació justificativa es fa digitalment a una entrada específica de Sol·licituds d’UIBDigital. No s’ha de posar l’orgànica ni el codi del responsable, perquè sempre és el mateix i ja ve pre-emplenat.
Atès que es tracta de tiquets de taxi i aparcament, no s’ha de calcular l’IVA.
El que no canvia: Si hi ha tiquets d’aparcament, de taxi o de qualsevol concepte assimilable, cal presentar-los escanejats. Si no n’hi ha, no. Hi ha suport administratiu per escanejar.

Per què en uns casos hem de presentar targeta d’embarcament i en altres no per justificar un viatge?

Rectorat:

No cal adjuntar les targetes d’embarcament en els viatges de Campusdigital ni tampoc quan els viatges es fan amb càrrec a fons propis de la UIB. Aquesta és una simplificació que es va introduir en l’AN15239/2023, de 20 de desembre.
Presentar les targetes d’embarcament és un requisit en el cas de viatges executats amb càrrec a fons afectats, sotmesos a normativa aliena a la UIB (el cas més habitual: projectes del Pla estatal).

Es podria millorar la tramitació dels viatges? De vegades és més pràctic i barat bestreure el cost dels bitllets

Rectorat: Els viatges són les despeses més complicades de tramitar i, a sobre, són les despeses més nombroses, amb molta diferència, que tramita la UIB. Per una banda, tenim una agència homologada que no sempre és la més barata, però a canvi ens factura directament i evita que ningú hagi de bestreure els costos derivats del viatge. Convé recordar en aquest punt que l’existència d’aquesta agència és una exigència de la Llei de contractes del sector públic i que l’adjudicació es fa a través d’una licitació, de manera que no és la UIB qui escull l’agència.

Què podem fer per evitar haver d’avançar diners per als viatges o per cobrar-ho en temps prudencial?

Rectorat: Si per motius d’economia o altres algú bestreu els imports corresponents a les despeses de viatge, la UIB té com objectiu que es pugui cobrar la despesa realitzada abans d’un mes (de manera que el cobrament arribi abans que el càrrec corresponent a la seva targeta de crèdit), però això no sempre és possible perquè la tramitació de les despeses es realitza després d’haver realitzat el viatge. Això és indefugible en el cas de viatges imputats a fons afectats, com és el cas d’un projecte del Pla estatal, en què es demanen les targes d’embarcament i altra documentació probatòria que la despesa s’ha executat (una altra vegada, les normes d’aplicació són les de l’ens finançador).

Per no haver d’avançar diners per a un viatge, la primera solució és tramitar-ho a través de l’agència homologada. Qualsevol altra solució, en el si d’una administració pública, resulta de molt difícil implementació, tot i que s’està estudiant a través de productes bancaris “ad hoc”, i que es pugui reemborsar immediatament. Llevat de casos puntuals, quan un PDI -o PTGAS- avança diners, sempre s’intenta pagar-li per habilitat pagador i, d’aquesta manera, sempre cobra en un temps prudencial.

Es podria crear una central de reserves de viatges?

Rectorat: L’empresa adjudicatària d’aquest servei fa aquesta funció.

Suport administratiu

Tenim la sensació que s’ha romput la comunicació amb el PTGAS per haver de fer-ho pràcticament tot per UIBdigital (que té avantatges i desavantatges), per la implantació de teletreball del PTGAS i per la reorganització i centralització dels serveis administratius. Per què s’ha fet?

Rectorat: el PDI hi té accés igualment. L’únic que s’ha fet és reubicar-los en unes altres dependències, però tot el departament està a disposició per qualsevol consulta o proposta a fer.

La centralització ha estat clau perquè es tramitin els documents comptables amb una mica de normalitat. Ara tothom ajuda tothom a tramitar qualsevol despesa, i això té l’avantatge que si falla una persona, algú altre es pot responsabilitzar de les tasques que duia a terme. D’altra banda, si cada àrea hagués estat separada, el nou programa s’hagués implantat amb moltíssimes més dificultats i les crítiques haguessin estat, amb total seguretat, moltes més. Aquesta visió és compartida per tot el departament de comptabilitat.

Pel que fa al teletreball, aquest és un dret legal del treballador i no es pot conculcar. És evident però que l’exercici d’aquest dret no pot anar en contra de l’eficàcia, sinó que l’hauria de potenciar. El PTGAS en teletreball ha d’estar igualment disponible i ha de tenir el telèfon desviat. Si algú no compleix aquestes condicions, cal que es denunciï: seria exemplaritzant i alhora seria just envers la majoria de PTGAS que compleix perfectament amb els seus deures: els principals interessats a denunciar qui fa un abús del teletreball és el propi PTGAS.

Cal recordar una vegada més l’obligació legal de tramitar electrònicament les despeses de la UIB (i d’aquí la importància de fer-ho). La implementació via UIBdigital fou l’opció escollida (que no l’única possible) precisament perquè el personal en general i el PDI en particular, estava familiaritzat amb aquest entorn.

Cal permetre que el sistema arribi al seu estat d’equilibri. S’han identificat diversos problemes puntuals i s’està treballant per donar-los-hi solució.

No hi podria haver personal de suport per a la sol·licitud de sexennis o acreditacions?

Rectorat: Sol·licitar el reconeixement d’un sexenni o l’acreditació a una determinada categoria és una opció absolutament voluntària i personal, les condicions, i les normes d’execució de les sol·licituds corresponents venen fixades externament. Si bé seria desitjable que existissin serveis de suport especialitzats, cal fer notar dos aspectes: 1) Són poques les universitats que disposen de serveis d’aquestes característiques (i, en general, es tracta d’institucions d’una mida superior a la UIB); 2) així i tot, des del servei de biblioteca s’ha ofert suport en aquestes qüestions des de fa anys.

Es podria crear un servei d’atenció telefònica com el 3398 però aplicat a tramitació i justificació de despeses?

Rectorat: S’intentarà implementar.

Tenim la sensació que el PTGAS especialment de comptabilitat va saturat, no es podria incrementar la plantilla de comptabilitat?

Rectorat: No es creu necessari, però si un cop assolit l’estat d’equilibri es detecta que són necessaris més recursos en aquest departament, es mirarà de dotar-los, sempre tenint en compte les limitacions imposades per la taxa de reposició i l’autorització de la conselleria d’hisenda.